Biketape: 25 partnerů pro cyklistický závod bez navolávání zakladatelem – full remote

Hodnocené období: Akviziční kampaň pro závod Biketape 2025
Moje role: Vedoucí externího obchodního projektu
Model spolupráce: Externí akvizice partnerů, CRM a vedení projektu plně vzdáleně

Výchozí situace

Biketape je cyklistický závod pro děti i dospělé pořádaný v Krnově.

Zakladatel projektu Martin Kopeček měl zkušenosti s organizací závodu, ale oslovování firem pro něj bylo časově náročné a nebyla to činnost, ve které by se cítil dobře.

Potřeboval získat finanční a materiální partnery pro ceny, občerstvení a další zajištění závodu. Sám ale neměl kapacitu pravidelně vyhledávat firmy, navolávat kontakty a vracet se k rozjednaným jednáním.

Kontakty a informace o oslovených firmách byly vedené v Excelu. S rostoucím počtem firem začínalo být obtížné udržet přehled, kdo byl osloven, co slíbil a kdy se mu má někdo znovu ozvat.

Mým úkolem bylo převzít akvizici partnerů, převést obchod z Excelu do CRM a nastavit proces, který nebude závislý na tom, zda má organizátor závodu zrovna čas obvolávat firmy.

Co jsem převzal

Externí obchodní tým převzal vyhledávání, oslovování a následnou práci s potenciálními partnery.

Zajistili jsme:

vyčištění a sjednocení původních kontaktů,
převod databáze z Excelu do CRM,
nastavení pipeline pro jednotlivé fáze jednání,
výběr firem vhodných pro finanční nebo materiální podporu,
rozšíření databáze potenciálních partnerů,
telefonické a e-mailové oslovování,
představení závodu a možností spolupráce,
přibližně 65 konkrétních obchodních jednání,
evidenci komunikace a dalších kroků v CRM,
follow-upy s firmami, které potřebovaly více času,
předjednání podmínek spolupráce,
závěrečné vyhodnocení kampaně,
doporučení pro další ročníky.

Nešlo pouze o rozeslání nabídky. Každá firma měla v CRM zaznamenaný stav, historii komunikace a další krok.

Výsledky

Fáze obchodního procesu	Výsledek
Oslovené firmy a organizace	178
Reálná obchodní jednání	cca 65
Potvrzení partneři	25
Celková úspěšnost z obchodních jednání	38 %
Zájem o podporu dalších ročníků	7 subjektů

Většina získané podpory měla materiální podobu. Partneři pomohli zajistit ceny, občerstvení a další prvky potřebné pro uspořádání závodu. Součástí výsledku byla také finanční podpora.

Vedle samotných čísel se podařilo:

otevřít firmy, ke kterým by se zakladatel sám obtížně dostával,
získat spolupráci také od společností, které projekt dříve odmítly,
vytvořit síť kontaktů využitelnou pro další ročníky,
zvýšit materiální i finanční podporu závodu,
dostat celý sponzorský obchod pod kontrolu,
uvolnit zakladateli čas na organizaci a rozvoj akce.

Databáze, CRM, akvizice, obchodní jednání, follow-upy, řízení týmu i reporting fungovaly plně vzdáleně.

Další fáze růstu

Z vyhodnocení kampaně vyplynulo, že největší potenciál leží v dlouhodobé práci s partnery a dřívějším zahájení akvizice.

Pro další ročníky jsme doporučili:

začít oslovovat partnery šest až osm měsíců před závodem,
zaměřit se více na firmy s rozpočtem na finanční sponsoring,
vytvořit konkrétnější benefity pro jednotlivé úrovně partnerství,
pravidelně pracovat se stávajícími kontakty v CRM,
rozvíjet sedm subjektů se zájmem o podporu dalších ročníků.

Co v projektu zůstalo

Biketape získalo:

vyčištěnou databázi 178 oslovených firem,
CRM s historií komunikace a dalšími kroky,
nastavenou obchodní pipeline,
25 potvrzených partnerů,
sedm rozpracovaných kontaktů pro další ročníky,
postup pro další akviziční kampaně.

Zakladatel se nemusel věnovat činnosti, která ho brzdila, a mohl se soustředit na organizaci závodu, účastníky a další rozvoj projektu.

Výsledek je společnou prací organizátora a externího obchodního týmu. Mojí odpovědností bylo vzdálené vedení akvizice, koordinace aktivit a nastavení procesu od prvního oslovení po potvrzení spolupráce.

Pohled zakladatele

„Navolávání firem pro mě bylo vždy náročné a není to činnost, ve které bych se cítil dobře. Díky spolupráci jsem se mu nemusel věnovat a mohl jsem se naplno soustředit na organizaci závodu.“

„Podařilo se oslovit firmy, ke kterým bych se sám nikdy nedostal. Společnosti, které mě dříve odmítly, se rozhodly spolupracovat a podpora závodu se oproti předchozímu roku výrazně zvýšila.“

Máte projekt, který potřebuje partnery, ale kontakty a follow-upy se vám ztrácejí v Excelu?

Převezmu vyhledávání partnerů, nastavím CRM, povedu akvizici a ohlídám další kroky. Celý projekt můžeme řídit vzdáleně bez budování vlastního obchodního týmu.

Pojďme zjistit, co dnes brzdí váš obchod

Stručně mi popište firmu a současnou situaci. Ozvu se a domluvíme si úvodní konzultaci, během které zjistíme, zda a v jakém rozsahu dává spolupráce smysl.

Odesláním formuláře se k ničemu nezavazujete.

Pokud bude spolupráce dávat smysl, ozvu se vám a domluvíme další postup.

JGM.MBA

Řídím obchod

Praha